El teniente de alcalde de Innovación, Comunicación y Administración Electrónica del Ayuntamiento de El Puerto de Santa María, Javier Bello, explica que ya está en marcha el procedimiento administrativo para la creación de expedientes completamente digitales.
Este avance, señala el edil, no sólo disminuirá el espacio físico que se necesita en la Administración Local para archivar los expedientes, sino que será un acicate importantísimo en la agilización de la búsqueda y recuperación de los mismos, así como en cualquiera de los procesos de gestión intermedia; ya que todas las áreas municipales tendrán acceso a la documentación digital, para poder cumplimentarla o simplemente consultarla.
Javier Bello destaca asimismo que el equipo del archivo municipal será el encargado con la ayuda de todas las áreas municipales de marcar los protocolos de actuación en función de la documentación que se trate.
La digitalización del archivo dentro de la Administración Electrónica será sin duda uno de los procesos de mayor utilidad administrativa. Ya que, insiste Bello, todos los servicios exportarán los distintos expedientes a un repositorio central donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, para trabajar en línea en todo el proceso administrativo hasta la culminación del expediente. Por tanto, el Archivo Electrónico Único culmina el diseño del expediente electrónico.
Javier Bello quiere hacer hincapié en que con este proceso se avanza muchísimo en la recuperación de toda esta información, para su reutilización o revaloración, ya que siempre estará disponible en el archivo municipal electrónico, abandonando las búsquedas en las largas filas de estanterías con pilas de documentación en papel.
Por último, reseña el teniente de alcalde de Innovación, “no podemos obviar que con la digitalización electrónica se gana en agilidad y en transparencia, lo que garantiza un mejor servicio de atención al ciudadano en tiempo y forma”. Con este procedimiento el Archivo se moderniza para convertirse en una oficina de gestión transversal tanto de organización y conservación de documentos como de acceso a los mismos por parte de los ciudadanos y del propio personal de las distintas concejalías que configuran el organigrama municipal.
El teniente de alcalde quiere agradecer públicamente el trabajo que está realizando tanto el equipo humano de la Concejalía de Innovación, Comunicación y Administración Electrónica como el del Archivo Municipal, en coordinación con la empresa tecnológica El Puerto Global, por cumplir los plazos marcados para modernizar la gestión pública.
